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社外：臨時休業のお知らせ（公司對外：臨時停業通知）いつも大変お世話になっております（一直以來，承蒙關照，非常感謝）臨時休業の件でお知らせいたします（特此通知臨時停業的事宜）誠に勝手ではございますが、9月30日（火）は、半期に一度の会社棚卸しのため、臨時休業とさせていただきます（非常抱歉，我司因每半年必須清點公司庫存, 9月30日（週二）當天臨時停業）・・・

社外：休暇のお知らせ（公司對外：個人休假通知）いつも大変お世話になっております（一直以來，承蒙關照，非常感謝）私事で恐縮ですが、休暇の件でご連絡させていただきました（不好意思，因為私人休假一事與您聯系）誠に勝手ながら、下記の期間、休暇をいただきます（非常抱歉，我將在接下來的這段時間休假）・・・

社外：断りメール（公司對外：婉拒信）いつも大変お世話になっております（一直以來，承蒙關照，非常感謝）先日はお見積りいただきどうもありがとうございました（非常感謝上次的估價）社内で慎重に検討させていただいた結果、大変申し訳ございませんが、この度はお取引きを見送らせていただくことになりました（經公司內部慎重討論，非常抱歉，此次無法下單）・・・

社外：相談メール（公司對外：協商信）いつも大変お世話になっております（一直以來，承蒙關照，非常感謝）この度は、弊社製品「ZYX-123」の件でお問合せいただきまして、誠にどうもありがとうございました（感謝您詢問我司的產品「ZYX-123」）しかしながら、「ZYX-123」はすでに廃版となっており、在庫も残っておりません（但是，「ZYX-123」已經停產，沒有庫存了）・・・

社外：催促メール（公司對外：催促信）いつも大変お世話になっております（一直以來，承蒙關照，非常感謝）先日送らせていただいた御見積書の件でご連絡いたしました（此次聯絡是關於我上次寄給您的報價單）ご多忙のところ大変恐縮ですが、納期の長い製品もございますので、 ×月×日までにご返答いただけると幸甚です（百忙之中打擾，深表歉意，因為有些產品的交貨時間很長，如果您能在×月×日前回覆，我將不勝感激）・・・

社外：お詫びメール（公司對外：道歉信）いつも大変お世話になっております（一直以來，承蒙關照，非常感謝）ご連絡いただいた件、お返事が遅くなり大変申し訳ございません（很抱歉無法及時回覆您）ご注文いただいていた製品Aの件ですが、10月23日（水）に発送させていただきます（關於您訂購的A商品，我們將於10月23日（週三）出貨）・・・

社外：御礼メール（公司對外：感謝信）いつも大変お世話になっております（一直以來，承蒙關照，非常感謝）先日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました（非常感謝上次百忙之中‎抽空參加我司的會議）吉川様からいただきました貴重な課題やご要望に関しまして、弊社で新たな対策を検討しつつ、次のご提案に生かしていきたいと存じます（關於您（吉川先生）提出的寶貴意見和要求，我司會進行檢討，同時在下一個提出新對策）・・・　

社外：進捗報告（公司對外：進度報告）いつも大変お世話になっております（一直以來，承蒙關照，非常感謝）表題にあります通り、A生産進捗状況についてご報告申し上げます（正如標題所言，我匯報一下A生產進度）進捗状況詳細：（進度詳情：）今後の対策：（今後對策：）以上になります（以上）・・・

社外：アポイントメール(公司對外：預約信）突然のメール失礼いたします（不好意思突然寫信給您）△△△△株式会社営業部の佐々木と申します（我是△△△△公司業務部的佐佐木）貴社のホームページを拝見させていただき、ぜひ弊社が提供しております「配送管理システムソフト」をご提案させていただきたくご連絡差し上げた次第です（寄信給您是因為看過貴公司的網站後，非常想要向您推薦我司的「配送管理系統軟體」）・・・

社外：標準フォーマット（公司對外：郵件標準格式）いつも大変お世話になっております（一直以來，承蒙關照，非常感謝）××××の件について、ご連絡いたします（我想與您聯繫關於××××事情）以上、宜しくお願いいたします（以上，請多指教）・・・