取引先と会議をします
いきなり議題に入るのではなく、場を和ませるために「アイスブレイク」します。
アイスブレイクの話題としては「天気の話題」が比較的簡単です。
鈴木部長：最近、ほんとに暑くなりましたね。
中村さん：ええ、ほんとに。
山口さん：今年の夏は猛暑になるそうですね。
吉田さん：そうなんですか。
山口さん：はい、ニュースで言っていました。
鈴木部長：これ以上暑くなると、外に出るのが億劫になりますよね。
中村さん：ははっ、確かに。
本題に入ります
鈴木部長：では、早速ですが、始めさせていただきたいと思います。
まず、弊社新製品のご説明をさせていただきたいと思います。
新製品については、弊社吉田からご説明させていただきます。
吉田さん：弊社開発部の吉田です。宜しくお願いいたします。
では、お手元の資料の1ページ目をご覧くださいませ。
プレゼンテーションします
吉田さん：以上、弊社の新製品についての説明でした。
何かご不明な点やご質問などがございますか。
忌憚ないご意見をお伺いできればと存じます。
出席者の意見を伺うときは「何かご意見がございますか」 「ご意見をお伺いできればと存じます」と尋ねましょう。
山口さん：大変素晴らしい製品だと思います。一つだけ気になったんですが・・・。
質問するときは、一旦相手の意見を受け入れてから、文頭に「クッション言葉」を添えて質問するようにしましょう。
例）本当に素晴らしい製品ですね。一つだけ気になった点があるんですが・・・。
例）素晴らしい製品ですね。1点だけ。単価の件でご確認したいんですが・・・
発言するとき、相手の話の腰を折らないように気を付けましょう。
特に反対の意見を述べる場合、頭から他人の意見を否定するような話し方はNGです！
一旦相手の意見を受け入れてから、「別の考え方」として異なる意見を提示すると、相手に自分の考えを受け入れてもらいやすくなります。
吉田さん：ご質問の件についてですが、一旦ペンディングさせていただけないでしょうか。
社内で再度検討し、後日ご回答させていただきます。
質問に即答できない場合は、「ペンディング（Pending）」しましょう。
例）この件は一旦ペンディングさせていただき、確認後、後日ご回答いたします。
例）この件は一旦ペンディングさせていただけないでしょうか。社内で再検討させていただきます。
山口さん：わかりました。宜しくお願いします。
中村さん：御社新製品の購入について前向きに検討させていただきたいと思います。
鈴木部長：そう言っていただけると嬉しいです。
本日の議事録は、吉田のほうから追ってメールさせていただきます。
中村さん：わかりました。
鈴木部長：では、今後とも宜しくお願いいたします。
中村さん：こちらこそ宜しくお願いいたします。
與客戶開會
不要一下子進入議題，為了緩和氣氛，要先「破冰」的比較好。
「破冰」的話題，天氣是比較簡單的。
鈴木部長：最近真的變得很熱。
中村先生：對，真的。
山口先生：聽說今年的夏天會異常的炎熱。
吉田小姐：是嗎？
山口先生：是的，新聞上說的。
鈴木部長：比現在還熱的話，出門就麻煩了。
中村先生：哈哈，對啊。
進入正題
鈴木部長：那我們就開始進入正題吧。
首先介紹一下我們的新產品。
關於新產品由本社吉田先生來說明。
吉田小姐：我是開發部的吉田。請多指教。
那請先看一下手邊資料的第1頁。
開始簡報
吉田小姐：以上是本公司新產品的說明。
有什麼問題或疑問嗎？
歡迎任何意見。
當詢問與會者的反饋時，要用「何かご意見がございますか」「ご意見をお伺いできればと存じます」來詢問。
山口先生：我認為這是個很棒的產品。不過我想知道一件事・・・。
提問時，先接受對方的意見，然後,句頭加「緩衝語」再來提問。
例）我認為這是個很棒的產品。不過我想知道一件事・・・。
例）這是個很棒的產品。但有1點。我想先確認單價・・・。
當自己說話時，需注意不要打斷別人說話的節奏。
特別是與對方持相反意見時，絕不要開頭就否定對方的意見！
一旦先接受了對方的意見，需將相反的意見以“另一種思維方式”呈現, 會讓他們更容易聽取你的意見。
吉田小姐：關於您的問題，可以容我稍候再回覆嗎？
我們將在內部討論後，再給您答覆。
無法立即回答問題時，先擱置暫不立即回覆。
例）我們暫不回覆此事，待確認後再回答。
例）能先暫時不回覆這件事嗎？我們再重新討論一下。
山口先生：好的。再麻煩了。
中村先生：我想積極考慮購買貴公司的新產品。
鈴木部長：聽到您這樣說我很開心。
今天的會議紀錄，稍後由吉田用郵件寄出。
中村先生：好的。
鈴木部長：那今後也請多指教。
中村先生：我們也是, 請多指教。
